Come ridere di una riunione da incubo

La peggiore riunione di lavoro della tua vita? Provo a indovinare.  Non credo che sia quella in cui ti hanno scaricato un grosso lavoro da sbrigare in poco tempo. E nemmeno quella che è finita alle 7 di sera, che ti ha fatto saltare la pausa pranzo o dove ti hanno fatto scrivere il verbale. Tutte scocciature, certo, ma l’incubo non si è materializzato così.

La riunione che ci fa impazzire è quella inconcludente, quella che da un solo problema ne crea tre, quella dove non è chiaro cosa bisogna fare ma è chiaro chi lo dovrà fare. Ho indovinato? Ma se mi sbaglio, correggimi pure nei commenti.

La riunione degli esperti (guarda questo video divertente)

Poi ci sono le riunioni con gli esperti. Magari arrivano da un’altra sede, o da un’altra azienda, e passano da un argomento all’altro usando termini incomprensibili a noi che abbiamo un normale quoziente intellettivo sotto il 180.

Dopo 20 minuti non sappiamo più cosa rispondere (ma limitarsi ad annuire ci farebbe fare brutta figura), così crolliamo su qualunque ragionamento che non sia decidere se andare a prendere un caffè. Ma non sarà la caffeina a salvarci dalle slide di Power Point con paragrafi da 50 parole…

In questo video divertente si ironizza su quanto possano essere insensate certe riunioni creative e come sia difficile arrivare a una soluzione. E’ uno sketch comico made in Britain, ad opera di Lauris Beinerts, ma puoi anche attivare i sottotitoli in italiano.

Quante volte hai vissuto momenti così?

Sedute creative, brainstorming, focus, meeting, riunioni commerciali, briefing, sono tutte occasioni in cui si lavora per trovare insieme una soluzione (creativa) a un problema. E questa è la teoria. In pratica, spesso si risolvono in una perdita di tempo oppure in un mal di testa.

Una persona o fa una riunione o lavora. Non può fare entrambe le cose allo stesso tempo.

– Peter Drucker –

Le 4 caratteristiche delle riunioni inutili

Molte ricerche dimostrano come ogni mese si trascorrano troppe ore in meeting di lavoro improduttivi, con dei costi enormi per le aziende (negli Stati Uniti hanno stimato una perdita di circa 37 miliardi di dollari ogni anno).

Ho dato ordine di svegliarmi in qualsiasi momento in caso di emergenza nazionale, anche se sono ad una riunione.

– Ronald Reagan –

Perché succede tutto questo?

1. Riunioni troppo lungheGli incontri che superano l’ora sono a grosso rischio di trasformarsi in tempo buttato nel cestino. Per due motivi: calo naturale dell’attenzione, tendenza a perdersi in dettagli insignificanti. Più tempo hai a disposizione e più tendi a sprecarlo. Quindi è buona regola tenere bloccato il tempo e fissare in anticipo una seduta che non superi i 45 minuti (in alcune aziende, come Hootsuite, il limite medio è 25-30 minuti).
2. Riunioni preparate maleNon parlo degli intoppi tecnici. Un pc che non funziona, una sala non disponibile, l’assenza di una lavagna, sono piccole cose che sarebbe bene verificare prima della riunione. Però, non è niente di grave. Il guaio è quando le persone convocate non hanno abbastanza informazioni sul tema o, peggio, non sanno quale sia l’obiettivo da raggiungere.

   Così come succede con il brainstorming, bisogna fare attenzione all’enfasi data alla soluzione che emerge “spontanea” durante la riunione. Si rischia di finire invischiati in una zona grigia ad alto tasso di idee sgangherate. In realtà, la discussione naufraga se non poggia su basi solide, soprattutto se si affrontano temi complessi.

3. Riunioni con troppe persone (oppure con quelle sbagliate)Steve Jobs è passato alla storia, tra le molte cose, anche per le sue riunioni rapide e ristrette soltanto a poche selezionatissime persone.

   La stessa cosa succede in Google, dove una “regola” consiglia sedute con non più di 10 persone.E’ più probabile che una soluzione valida esca da un gruppo di poche persone, scelte con cura, perchè è più facile concentrarsi su pochi elementi essenziali e discuterne in modo costruttivo. Ho scritto “scelte”, perché a seconda dell’obiettivo alcune persone dovrebbero starsene fuori dalla sala. Senza offesa e senza risentimenti. Il criterio è semplice: chi ha reali competenze per dare un parere? Basta però non esagerare con la selezione all’ingresso, perchè l’incontro di cervelli con esperienze/conoscenze diverse aiuta a trovare soluzioni più creative.

4. Riunioni senza conclusioneQueste sono le peggiori in assoluto. Il delitto perfetto: dopo 3 ore di discussione, ci si aggiorna in data da stabilire. Per tenere a bada la tendenza a procrastinare, è consigliabile fissare degli obiettivi precisi da raggiungere in un tempo definito.

   Se proprio non si riesce a concludere (può succedere di sospendere un meeting, ma questa opzione tienila solo per casi estremi come un urgano imminente), è importante ricapitolare quanto si è discusso e fissarlo in un verbale strutturato in pochi punti elenco.
   Il verbale è una delle seccature tipiche di una riunione, soprattutto per chi ha il compito di scriverlo (e farlo in modo che tutti siano d’accordo), però un documento condiviso riduce le incomprensioni quando si torna a discutere allo stesso tavolo.

Un trucco per una riunione efficace

In Linkedin usano una regola semplice, ma molto efficace: zero presentazioni. Le persone sono convocate solo per parlare tra di loro e confrontarsi su un tema, dopo che hanno ricevuto almeno un giorno prima tutto il materiale per documentarsi.

E se qualcuno non ha tempo di leggere? Capita che le persone arrivino impreparate. I primi 10 minuti servono per fare un po’ di riscaldamento e leggere la documentazione.

Quello che conta è che dopo non ci saranno presentazioni o slide soporifere, in modo da concentrarsi solo su un dibattito aperto e stimolante. Cosa tutt’altro che scontata. Per ottenere un buon risultato è necessario che il moderatore sia abile nel gestire la discussione, indirizzandola e portandola verso un obiettivo concreto. Altrimenti, come si vede nel video, ci si trova nella situazione dell’esperto di linee rosse.